Lokalizacja bazy noclegowej jest podstawowym kryterium doboru hotelu, ośrodka wypoczynkowego czy pensjonatu. Zależnie od celu imprezy, jaki założyliśy do zrealizowania, powinniśmy odpowiednio określić nasze wymagania. O ile dla imprez o charakterze szkoleniowym, wybór lokalizacji nie będzie miał większego znaczenia, to dla imprez integracyjnych, a szczególnie team buildingowych  już wpłynie na ich przebieg. Ciężko będzie stworzyć odpowiednią atmosferę do procesów pomocnych w integrowaniu czy budowaniu zespołu, w ruchliwym centrum miasta. Być może, nie możliwe również będzie, przygotowanie elementów imprezy firmowej wymagającej dostępności do terenów plenerowych.
Kolejną ważną kwestią jest scenariusz imprezy przygotowany przez firmę zewnętrzną. Atrakcje w nim zawarte nie zawsze będą możliwe do zrealizowania w warunkach terenowych dostępnych w pobliżu bazy noclegowej. Warto pamiętać, że paintball wymaga conajmniej 2.000 m²  terenu odpowiednio zalesionego, zorbing zbocza o nachyleniu  15-35 stopni wolnego od elementów mogących uszkodzić kulę, samochody terenowe oraz quady nie zawsze mają możliwość wjazdu do lasu, a latanie na parasalingu wymaga szczególnych warunków terenowych. Właściwe każda atrakcja imprezy firmowej, aby była właciwie przygotowana, powinna posiadać odpowiednią lokalizację.
Ważne: wystrzegaj się organizowania "na siłę- bo da się wszędzie" scenariuszy oraz atrakcji plenerowych na dostępnych przy hotelowym terenach zielonych.  W polce hotele nie dysponują odpowiednim zapleczem przygotowanym do prowadzenia aktywnych imprez integracyjnych. Są natomiast ośrodki położone, w pobliżu bardzo atrakcyjnych plenerów. Firmy od szeroko pojętego incentive outdoor, zwłaszcza te mniej doświadczone, często nie zauważaja problemu.
Warto przed potwierdzeniem noclegu, zasięgnąć porady zewnętrznego wykonawcy. Każda szanująca się firmą, w ramach realizacji zlecenia, bezpłatnie dokona wizji lokalnej.

Standard bazy nocelgowej jest istotnym elementem. Rozsądnym posunięciem jest  powierzenie wyboru odpowiedniego ośrodka firmie zewnętrznej. Doświadczony organizator jest w stanie skutecznie doradzić jaki hotel może spełnić nasze wymagania. Wskaże również, które należy omijać szerokim łukiem. Nie wszystkie holete czy pensjonaty, pomimo kategoryzacji gwiazdkowej, świadczą  należycie swoje usługi. Ponad to, zasugeruje, gdzie możemy przygotować odpowiednie atrakcje. Firmy zajmujące się organizacja imprez firowych mają często podpisane umowy partnerskie na podstawie, których  cedują na swoich klientów rabaty, nawet o 25%. Dobre  firmy nie pobierają żadnych prowizji za usługi hotelowe. Jeśli zdecydujemy się na złożenie zapytania, ważne jest dostarczenie jak największej ilości informacji tj: ilość osób, wymagana ilość pokoi 1,2,3 osobowych, konieczna ilość apartamentów,  dostępne SPA oraz basen, sala konferencyjna, sala bankietowa. Określamy jakie środki finansowe chcemy  przeznaczyć na usługi hotelowe, jeśli jest to możliwe. Określenie kwoty, pozwala na zaproponowanie większej ilości ośrodków noclegowych. Tańsze często nie znaczy  gorsze. 

Jeśli decydujemy się na samodzielny wybór bazy noclegowej pamiętajmy, że jedynym kryterium wyboru lokalizacji, nie może być strona internetowa. Zawsze dokonujmy wizji lokalnych. Witryny www wielokrotnie odbiegają od faktycznych warunków. Programy graficzne czynią cuda, więc warto poświęcić  parę dni, aby uniknąć niemiłych niespodzianek. Poważna oferta hotelowa powinna zawierać dokładna "rozpiskę" pokoi, z dokładkami lub bez, dane ilościowe dotyczące oferowanych usług gastronomicznych (zdarza się zaniżanie ilości lub jakości porcji), informację czy hotel jest na naszą wyłączność,  do jakich godzin wieczornych można orgaizować imprezy z nagłośnieniem oraz jakie poniesiemy dodakowe opłaty. Nagminnym "haczykiem" są pełne barki w pokojach. Nasi pracownicy na pewno skorzystają z ich asortymentu. Cenny alkoholi, napoi oraz zakąsek w barkach, potrawią być parokrotnie wyższe niż w menu restauracji hotelowej. Jeśli nie zastrzeżemy możliwości otwierania rachunku na barach, może czekać nas nie małe zaskoczenie. 

Pamiętaj!
- zawsze wizytujemy wybrany hotel lub powierzamy to firmie zewnętrznej
- profesjonalni organizatorzy z reguły dysponują rabatami rzędu 10-25 % przyznawanymi przez hotele
- dobre firmy zewnętrzne nie pobierają żadnych opłat ani prowizji za usługi hotelowe
- jasno określamy, ile hotel może nam doliczyć do rachunku, za usługi dodatkowe
- wymagamy precyzyjnych umów